Verenigingsbestuur is crisismanagement

De coronacrisis vraagt om verregaande creativiteit en flexibiliteit van studentenverenigingsbesturen. Oude draaiboeken kunnen de prullenbak in.
Studentenvereniging SSR-W geeft corona-proof informatie aan eerstejaars tijdens de AID. Foto: Anna den Hartog

De meeste studentenverenigingen wisselen in de zomer van bestuur, zodat er in relatieve rust kan worden gewerkt aan de AID en de introductietijd. In die tijd kunnen bestuursleden wennen aan hun functie, een soort warming up voor het bestuursjaar. Zo ook bij Ceres, waar Marloes Rietveld in juli het voorzittersstokje overnam. Alleen was er dankzij de coronacrisis van een rustige warming up geen sprake. ‘Ik werd gelijk contactpersoon met de veiligheidsregio, de universiteit en de gemeente. Dat is veel tegelijk.’ Langetermijnplannen konden de koelkast in; verenigingsbestuur is tegenwoordig crisismanagement. ‘Ik vraag veel mensen om advies, zoals oud-senatoren en mensen van ons adviesorgaan. We bellen regelmatig. Laatst zeiden mijn adviseurs: “Ik weet het ook niet, volgens mij weet jij het nu beter.” Als ik straks klaar ben en er breekt nog een pandemie uit, ben ik de expert. Dan mogen ze mij bellen voor advies.’

Lange termijn bestaat niet

De onzekerheid van de coronacrisis maakt het moeilijk om naar de lange termijn te kijken, zegt Emiel Dijkstra, de nieuwe voorzitter van KSV Franciscus. ‘Je moet constant schakelen omdat de situatie telkens verandert. Neem de AID. Wij hebben een commissie die vanaf periode zes van vorig studiejaar druk bezig is met de voorbereiding. Eerst zou er een gewone AID komen. Vervolgens wordt die opgesplitst in twee AID’s vanwege coronamaatregelen. Dan komt er een persconferentie van Rutte en mag de hele AID niet doorgaan. Vervolgens mag het wél weer doorgaan, maar de avond voor de AID was nog niet helemaal duidelijk wat wel en niet was toegestaan voor studentenverenigingen. Kortom: niets is zeker en op elk moment kan er nieuwe informatie komen waardoor alle plannen moeten worden aangepast. Die moeten dan ook weer worden goedgekeurd door de veiligheidsregio en de gemeente.’

‘Kijk, wij begrijpen heel goed dat alles coronaproof moet zijn’, vervolgt Dijkstra. ‘Maar het maakt het besturen wel uitdagend. Aan de andere kant is dat natuurlijk ook leerzaam. Je kunt je niet vasthouden aan oude draaiboeken, nu is het echt besturen.’

Puzzelen qua ruimte

Met 291 aanmeldingen is Franciscus voor het tweede jaar op rij de populairste vereniging qua aanmeldingen. ‘Het wordt een hele uitdaging om elkaar te leren kennen. Door de coronamaatregelen mogen we nu niet allemaal tegelijk in het pand zijn, maar als het straks weer normaler wordt, past het prima.’ In de eerste en tweede periode zullen eerstejaarsleden voorrang krijgen in het Franciscus-pand. ‘Je moet een afweging maken tussen huidige leden en eerstejaars. Uiteindelijk weegt het zwaarder dat de eerstejaars nog mensen moeten leren kennen en vrienden maken. Voor de rest van de leden is wel ruimte, maar wel beperkter, bijvoorbeeld voor kleine activiteiten en borrels.’

Je kunt je niet vasthouden aan oude draaiboeken, nu is het echt besturen.

Ook bij studentenvereniging SSR-W wordt het puzzelen qua ruimte in de anderhalve-metersociëteit. De vereniging verbrak dit jaar het verenigingsrecord qua aanmeldingen (262, twee keer zo veel als vorig jaar). ‘Heel erg gaaf’, vindt voorzitter Bram Duurland, maar ‘het is ook heel overdonderend en brengt allerlei nieuwe uitdagingen met zich mee.’ Waar nieuwe leden in de eerste weken van het studiejaar normaal gesproken dagelijks in het verenigingspand te vinden zijn, zal dat dit jaar bijvoorbeeld in shifts moeten gebeuren. ‘En je wilt ook dat nieuwe leden de huidige leden leren kennen. Dat is belangrijk voor de integratie. Daar moeten we een oplossing voor vinden.’

Deuren vaker open

Tijdens de AID hebben 216 leden zich aangemeld bij Ceres. In het verenigingspand is momenteel ruimte voor zo’n honderd man. ‘Dus in plaats van drie of vier dagen gaan we nu vijf dagen per week open’, zegt Rietveld. ‘Je moet wel een plek kunnen bieden aan de leden. We zullen in ieder geval twee dagen per week reserveren voor de eerstejaars. Door ze in verschillende groepen te verdelen over twee dagen, kunnen ze allemaal elke week wel een keer langskomen. Deze ‘reservering’ geldt voor de eerste periode, misschien ook de tweede. Daarna willen we de verschillende jaren gaan mengen, dat is ook een van de charmes van een vereniging.’

Aan creativiteit ontbreekt het niet bij de nieuwe bestuurders tijdens hun vuurdoop. Bij Franciscus kijken ze of het eten sneller kan worden bereid zodat er meer mensen kunnen komen eten in verschillende etappes. ‘We zijn constant aan het managen’, zegt voorzitter Dijkstra. ‘We willen dat nieuwe leden net zo’n mooie start hebben als wij hebben gehad. Dat is lastig, maar we doen ons best.’ De crisissituatie heeft één groot voordeel, zegt Rietveld van Ceres: ‘Uiteindelijk doe je zo’n bestuursjaar om te leren. Ik had nooit verwacht dat ik zó veel zou leren in zo’n korte tijd.’

Lees ook:

Je moet inloggen om een comment te plaatsen.